Pour faire entendre des voix diverses, il faut faire des choix délibérés. Nous avons précédemment identifié ‘ qui ’ doit être impliqué. À présent, le défi porte sur le ‘ comment ’.
Pour en savoir plus sur la manière de choisir les personnes à impliquer, rendez-vous sur Chapitre 2 : Qui doit être impliqué ?
Étape 1 : Recrutement
En matière de recrutement, il n'existe pas de solution universelle. Votre approche doit refléter la communauté que vous cherchez à atteindre : qui sont ses membres, où passent-ils leur temps et qu'est-ce qui leur inspire réellement confiance ? Cela peut se faire de différentes manières. En voici quelques exemples :
Ne vous contentez pas de publier une annonce générale en espérant que tout se passe bien. Envoyez des invitations directes via plusieurs canaux : courriers, e-mails, réseaux sociaux, panneaux d’affichage, tracts et porte-à-porte dans les quartiers. Les invitations personnelles changent la donne : elles montrent aux gens que cette initiative s’adresse véritablement à eux.
“ Dans le cadre de l’Assemblée citoyenne sur le logement, la province de Drenthe a envoyé 30 000 lettres d’invitation à des habitants choisis au hasard. Près de 2 300 personnes ont répondu favorablement, et parmi elles, 160 ont été sélectionnées afin de refléter la composition de la population de la province. La preuve qu’une invitation personnelle peut vraiment donner aux gens le sentiment d’être pris en compte. ’ – Anne, de Drenthe
Allez là où se trouvent déjà les gens : au marché, à la bibliothèque, dans une école, dans un centre communautaire. Le contact en face à face, qu’il s’agisse d’une brève conversation dans la rue, d’une visite à domicile ou d’une rencontre informelle, permet aux gens de poser des questions et d’obtenir des réponses sur-le-champ. Ce type d’approche permet souvent d’atteindre des personnes qui, autrement, ne réagiraient jamais.
“ La ville de Roeselare emploie un animateur de dialogue qui se rend sur le terrain, dans les quartiers, pour discuter avec les citoyens. Cela transforme la sensibilisation en un véritable dialogue, et non en une simple campagne de communication. ” – Jasmien, de Roulers
Les organisations de la société civile et les associations locales entretiennent déjà de véritables relations avec les habitants. Cette confiance leur permet d'atteindre des personnes qui ont tendance à se tenir à l'écart des canaux officiels du gouvernement.
“ La ville de Malines a mis en place un service d'assistance et s'est associée à des organisations sociales, telles que le réseau local de lutte contre la pauvreté, afin de garantir l'accessibilité de l'initiative. Cette ‘ ligne d'accueil ’ a permis à chacun de participer, quels que soient son parcours ou sa situation. ” – Mark, de Malines
Certaines personnes ne se joindront pas au projet simplement parce qu’elles reçoivent une invitation. Elles ont peut-être vécu de mauvaises expériences, ont l’impression de ne pas être écoutées ou pensent que cette initiative “ n’est pas pour des gens comme moi ”. C’est pourquoi la confiance est essentielle. Collaborez avec des personnes et des organisations qui connaissent déjà la communauté et qui ont gagné sa confiance.
“ Afin de mieux atteindre les jeunes et les habitants issus de l’immigration, la province de Drenthe fait appel à des experts par expérience : des personnes qui connaissent ces communautés de première main et qui peuvent aider à trouver la bonne approche. ” – Anne, de Drenthe
Les canaux numériques vous permettent d'élargir rapidement votre audience. Une campagne ciblée sur les réseaux sociaux, un outil de vote en ligne ou une plateforme de discussion vous ouvrent les portes auprès de personnes que les méthodes de communication traditionnelles ne parviennent tout simplement pas à atteindre.
“ À Oldenburg, nous avons constaté que le fait de privilégier une communication simple et accessible fait vraiment la différence. Les jeunes lisent rarement les longs articles en ligne et les newsletters, mais il était beaucoup plus facile de les atteindre sur Instagram. La prochaine fois, nous utiliserons un éventail plus large de canaux et des formats plus accessibles, tels que les réseaux sociaux, les courtes vidéos ou les infographies, afin de toucher un public plus large et plus diversifié. ” – Daniela, originaire d’Oldenburg
Une participation réussie commence là où les gens se trouvent réellement, et non là où l'on aimerait qu'ils soient. Nous avons appris que si l'on se contente d'invitations générales et passives, on n'attirera presque exclusivement que les ' habitués ' : des personnes qui ont déjà le temps, la confiance en soi et l'expérience nécessaire. Pour obtenir un groupe représentatif de la population réelle, une administration doit activement façonner et contrôler le processus de sélection par le biais d'une communication ciblée, plutôt que de se contenter d'inviter tout le monde et d'attendre de voir qui se présente.
Étape 2 : Sélection
Le recrutement permet d'atteindre les personnes et de les rallier à la cause. La sélection détermine le groupe final qui participera au projet. Commencez par vous demander quel est votre objectif : constituer un groupe représentatif ou toucher le plus grand nombre de personnes possible. La réponse à cette question déterminera tout ce qui suivra.
Parfois, l'objectif, c'est la portée: autant de voix que possible, ou plus précisément les personnes suffisamment motivées pour se présenter. Dans ce cas, inscription ouverte et continue c'est une bonne option, et il n'est pas nécessaire de faire un choix. Cela permet de maintenir un seuil d'accès bas et donne aux participants la possibilité de rejoindre le groupe dès qu'ils se sentent prêts, plutôt qu'à un moment précis. Gardez toutefois à l'esprit que les inscriptions ouvertes ont tendance à attirer des personnes qui disposent de temps, qui ont confiance en elles, qui ont des opinions bien arrêtées ou une expérience préalable : ce sont des voix précieuses, mais qui reflètent rarement l'ensemble de la communauté.
Si vous souhaitez constituer un groupe équilibré et représentatif, vous devez mettre en place un processus de sélection rigoureux. qui vous rapproche de cette image miroir. Quels que soient les critères que vous utilisez, précisez-les clairement dès le départ. C'est cette clarté qui donne l'impression que la sélection est équitable.
Dans le cadre de l'Assemblée climatique de Malmö, l'inscription était ouverte à toute personne âgée d'au moins 16 ans. 216 habitants ont manifesté leur intérêt et, parmi eux, un outil de sélection aléatoire stratifiée a permis de constituer un groupe représentatif de la population de la ville en termes d'âge, de sexe, de niveau d'études et de quartier.
Étape 3 : Éliminer les obstacles concrets
Même un processus de sélection bien conçu a toutefois ses limites. On peut constituer un groupe qui, sur le papier, reflète la population, avec une répartition équilibrée en termes d’âge, de genre, de niveau d’études et de circonscription, et se retrouver malgré tout avec un groupe moins diversifié dans la pratique, s’il n’y a pas de mesures concrètes pour faciliter l’inscription.
C'est le lieu lui-même qui peut déterminer qui s'y sentira le bien-venu avant même qu'un mot ne soit prononcé. Pensez à un accès sans marches, à une signalisation claire, à une bonne acoustique, à des sièges adaptés, aux toilettes et aux liaisons avec les transports en commun. Cela est particulièrement important pour les personnes en situation de handicap, les personnes âgées et celles qui peuvent se sentir mal à l'aise à l'idée d'entrer dans des bâtiments publics officiels.
“ Choisissez des lieux inspirants. ” – Monika, de Malmö
Les réunions organisées pendant les heures de bureau peuvent exclure les personnes qui travaillent, étudient, s'occupent de leurs enfants ou ont d'autres responsabilités.
“ Pour notre Assemblée citoyenne, nous avons réparti les réunions sur cinq mois et varié les horaires afin de nous adapter aux différents emplois du temps : un lundi soir, deux vendredis et deux samedis, de 10 h à 16 h. ” – Anne, de Drenthe
Certaines personnes ne se joindront pas au projet simplement parce qu’elles reçoivent une invitation. Elles ont peut-être vécu de mauvaises expériences, ont l’impression de ne pas être écoutées ou pensent que cette initiative “ n’est pas pour des gens comme moi ”. C’est pourquoi la confiance est essentielle. Collaborez avec des personnes et des organisations qui connaissent déjà la communauté et qui ont gagné sa confiance.
“Les participants à notre Assemblée citoyenne ont reçu 135 € par journée complète, frais de déplacement compris. Cela a rendu la participation plus accessible et a permis de valoriser le temps consacré par chacun. ’ – Anne, de Drenthe
Certaines personnes ne peuvent pas participer parce qu'elles s'occupent d'enfants ou de membres de leur famille. Proposer des services de garde d'enfants, une aide à la prise en charge ou un environnement adapté aux enfants peut permettre à des personnes qui, sans cela, seraient exclues, de participer.
“ Nous avons proposé une aide financière pour la garde d'enfants : les participants recevaient 7 € par heure pour la garde d'enfants, en plus de 75 € par réunion d'assemblée et de 7 € pour les frais de déplacement, ce qui a permis aux parents qui, sans cela, n'auraient peut-être pas pu participer, de prendre part à ces réunions. ” – Jan Kees, de Groningue
Certaines personnes ne peuvent pas y assister en personne. D’autres se sentent plus à l’aise pour faire part de leurs commentaires en ligne, par écrit ou de manière informelle plutôt que de s’exprimer devant un groupe. Proposer plusieurs façons de participer permet à davantage de personnes de s’impliquer, selon leurs propres conditions.
“ Nous voulions lever les obstacles à la participation, c’est pourquoi nous avons lancé le ‘ Future Shop ’, un espace éphémère informel destiné à nos citoyens. En supprimant les réunions formelles et les propositions écrites, nous avons permis aux gens de passer simplement nous voir et de discuter avec le personnel municipal et les bénévoles. Ils pouvaient partager leurs idées comme bon leur semblait — que ce soit par des mots, des dessins, des cartes ou des conversations. La combinaison d’horaires d’ouverture flexibles, d’animateurs locaux et de formats très accessibles nous a permis d’atteindre facilement des tranches d’âge très différentes et de nous adapter à tous les emplois du temps. ” – Signe, de Skive
La langue peut constituer un obstacle majeur. Certaines personnes peuvent avoir une expérience pertinente, mais ne pas se sentir à l'aise pour s'exprimer dans la langue officielle de la procédure.
“ À Malines, nous avons appris que le recours à la traduction, à l'interprétation et à des supports multilingues est absolument indispensable pour aider davantage de personnes à comprendre ce qui se passe et leur permettre de participer pleinement. ” – Mark, de Malines
Les obstacles pratiques sont d'ordre logistique et personnel. Les gens ont besoin de se sentir les bienvenus. En accordant de l'importance à l'accueil, on rend la participation plus accessible.
“ Vous devez prévoir un cadre agréable pour accueillir les membres du panel lors de leur visite à la session. Veillez à ce qu’ils soient chaleureusement accueillis par un visage familier, assurez-vous qu’ils n’aient pas à attendre trop longtemps avant de pouvoir donner leur avis, et n’oubliez jamais de les remercier pour leur présence. ” – Jasmien, de Roulers
Certains groupes ont besoin d’un niveau de participation supplémentaire avant ou parallèlement au processus principal. Les participants peuvent avoir besoin de groupes plus restreints, de lieux familiers, d’explications plus détaillées ou du soutien d’une personne en qui ils ont confiance.
“ Nous avons réalisé qu’une assemblée générale n’était pas toujours le format le plus adapté à tout le monde. Dans le cadre de notre projet de transformation du fleuve, nous ne nous sommes pas contentés d’inviter les personnes en situation de précarité à l’assemblée citoyenne principale. Nous avons plutôt organisé une excursion en bateau distincte et une discussion en petit groupe spécialement conçues pour elles. En ajoutant cette dimension supplémentaire à l’assemblée citoyenne, nous avons créé un environnement familier, sûr et très favorable, où ces participants se sont sentis suffisamment à l’aise pour apporter véritablement leurs idées. ’ – Mark, de Malines
Notre assemblée s’est déroulée entièrement en suédois, et la participation était volontaire, sans contrepartie financière. Cela a limité le nombre de personnes pouvant réellement y prendre part. La ville a depuis identifié la traduction, la garde d’enfants et la rémunération comme des éléments à intégrer dans les futures assemblées, afin de réduire les obstacles et d’améliorer la représentativité. Aucun soutien de ce type n’a été proposé dans le cadre de notre projet pilote, mais les enseignements tirés sont clairs sur ce point.